Gestion des achats et stocks
Outil de gestion des achats et stocks
L'outil de GMAO Mainta vous apporte une aide au pilotage précis de la maintenance : autant la coordination des travaux de maintenance que la maîtrise des actions et coûts liés (ex : gestion du stock, demandes d'achats…).
Le logiciel de GMAO Mainta est une aide quotidienne simple pour le travail des techniciens de maintenance qui ont toutes les informations utiles sur leur ordinateur, leur tablette ou leur smartphone. Le module d'achat vous permet de gérer facilement et rapidement, sur une seule plateforme toutes les fonctionnalités liées à l'achats.
Fonctionnalités liées aux achats et stocks
Gestion du stock
- Le Module “Stock” intégré dans le logiciel de GMAO Mainta est conçu pour gérer tout ce qui concerne ce sujet incontournable pour la plupart des entreprises.
- Il est possible de créer et de suivre les mouvements d’articles stockés, bien entendu, mais également de gérer des fiches d’articles non-stockés (pour conserver des données sans pour autant avoir à stocker le matériel ou pour des éléments non physiques redondants dans les commandes, comme par exemple, les frais de port, gestion des coûts).
- Chaque article dispose d’un catalogue fournisseur contenant la description, la référence, et le tarif de cet article chez un fournisseur donné. Ce qui donne la possibilité de faire évoluer ces informations durant la vie de l’article sans pour autant être obligé d’en changer le code interne (ce qui entraînerait des modifications d’étiquettes sur les lieux de stockage, entre autres).
- La gestion des inventaires et du réapprovisionnement d’articles stockés est disponible, en standard, dans Mainta. Une automatisation est possible dans ce contexte pour des achats d’articles dont la quantité disponible est inférieure à un seuil déterminé par le(s) gestionnaire(s). Ceci afin de faire gagner un temps précieux au(x) magasinier(s) pour le(s) libérer de cette gestion chronophage des quantités.
- Les éléments gérés par Mainta sont compatibles avec les règles liées au stockage d’articles (PMP, classement, suivi des consommations, traçabilité des délais de livraison, gestion des coûts etc.)
Demandes d’achats
- A tout moment, un utilisateur autorisé peut créer une demande d’achat d’un article référencé stocké ou d’un “nouvel” article sans fiche définie en fonction de son besoin.
- Un processus de type “workflow” donne la possibilité de procéder à la validation ou non de la demande avant de l’envoyer vers le service “commandes”. Cette fonctionnalité apporte également la traçabilité nécessaire.
- Le paramétrage de communications (notifications ou mails) au demandeur est possible afin de l’informer de l’avancement de ses demandes d’achats (avec gestion des refus hiérarchiques, si nécessaire).
Commandes
- Que cela soit via une Demande d’achat ou en Commande directe, un utilisateur autorisé peut générer des lignes de commandes affectées à un fournisseur donné. Ceci en demandant des articles stockés (en rupture de stock, par exemple, ou nécessaire pour un travail planifié) ou non-stockés. Les fiches articles permettent de remonter automatiquement les données en correspondance avec le fournisseur afin de faciliter la tâche des acheteurs (tarifs, réf., etc.).
- Comme pour les Demandes d’achats, un processus de type “workflow” donne la possibilité de procéder à la validation ou non de la demande avant de l’envoyer vers le fournisseur choisi (sous la forme d’une commande en bonne et due forme). Cette fonctionnalité apporte également la traçabilité nécessaire.
- Une réception partielle ou totale est possible avec indication du numéro de BL et traçabilité des valeurs unitaires des articles commandés. Le Module Achat inclut la gestion des articles (stockés ou non) et gère automatiquement la notion de PMP (Prix Moyen Pondéré) au moment de la réception. Bien évidemment, un retour fournisseur est possible avec gestion d’avoir(s) si nécessaire.
Rapprochement facture
- Mainta intègre la fonctionnalité liée au rapprochement facture après réception d’une commande, avec gestion des données fournisseurs (conditions de paiement, devise, emballage et frais de port, etc.), traçabilité en fonction des factures reçues, et suivi des avoirs comme des pièces complémentaires, en accord avec les règles de comptabilité des entreprises utilisatrices.
- Les experts informatiques Mainta peuvent également vous proposer une interface entre votre solution GMAO et un logiciel de comptabilité pour la création de passerelles entre eux (remontée des coûts, des factures, des avoirs, etc.)
Clients / Devis / Facture
- Un module optionnel de Mainta existe pour une gestion poussée des fiches Clients, des Devis, et des Factures fournisseurs afin de donner la possibilité à une entreprise d’approfondir ces notions comptables particulières.
